Det här inlägget ska motivera dig till att göra en att göra-lista. Jag ska också försöka motivera dig att använda din att göra-lista på ett speciellt vis.
Det finns väldigt goda skäl till varför du ska ha att göra-listor så väl privat som i arbetslivet.
Att göra listor kan bidra till att minska stress, effektivisera din dag och ge dig en ökad känsla av kontroll. När en att göra lista finns på plats så kan du fokusera på att utföra det som ska göras, i stället för att lägga tid på att ständigt försöka lägga tid på att komma ihåg vad som ska göras och prioritera olika aktiviteter.
I det här inlägget kommer vi främst prata om personliga att göra-listor, vi kan säga att vi pratar om personlig effektivitet här, men vi kommer prata om hur du kan använda olika verktyg och appar för att dela att göra-listor i team eller familjen.
Innehåll
Att göra-lista – Sluta tänka, planera och oroa dig, börja …
Den här bloggen handlar till stor del om att minska antalet måsten i livet.
Det är det minimalism till stor del handlar om.
I det sammanhanget är nog aktionslistor och att göra-listor snudd på tabu för många.
Samtidigt är det många som kommer till den här bloggen och tänker att de vill äga sin tid.
Oavsett vilket så finns det många som är frustrerade över hur livet utvecklats och hur lite tid det ofta verkar finnas. Trots att vi nog redan har åtminstone tillräckligt med fritid i våra liv.
Min personliga erfarenhet är dock att de flesta inte behöver göra så stora förändringar i livet för att få mer tid.
Mycket handlar om att prioritera och göra!
Här har en att göra-lista en snudd på magisk funktion när det kommer till att styra om lösa tankar till faktisk handling.
Läs vidare ska du få se hur du kan göra och så får du tips hur du kan skapa en att göra lista!
Vad ska finnas i en att göra-lista?
Det finns två typer av måsten som vuxen.
Måsten som tar din tid, men som inte självklart kräver speciellt mycket av dig för att de ska ske.
Exempel på sådana måsten är:
- Skjutsa barn till träningar.
- Tvätta.
- Diska.
- Städa.
Det här är vardagsmåsten.
I arbetslivet finns det många liknande måsten som du mer eller mindre automatiskt löser under en dag.
Vardagsmåsten hanterar vi ofta relativt naturligt och de flesta av oss har vanor och rutiner som stöd som får oss att göra det som krävs. För den här typen av sysslor skriver väldigt få människor att göra-lista.
Det är inte heller något vi rekommenderar.
Andra måsten är sådan där måsten vi känner hänger över oss, som kräver en insats som är mer eller mindre mentalt jobbig och det krävs energi för att göra det som krävs.
Det är få människor som slänger sig upp på lördagsmorgonen för att:
- Rensa vattenlåset i duschen.
- Fästa sista listen i köket efter renoveringen.
- Laga cykelpunktering.
På jobber så handlar det om att uppdatera en processbeskrivning, sätta ut en platsannons eller förbereda en workshop kring något som måste förbättras.
Det här är exempel på måsten där du inte får något stöd i vardagslivets rutiner.
Att fånga den typen av vardagsmåsten. Skriva ner dem och titta på dem. Kanske prioritera upp det som är viktigt och ner det som är mindre viktigt är en viktigt del i att skapa en att göra-lista.
Stora omfattande livsmål – som att bli rik – ska inte heller ingå i din att göra-lista.
Dina livs drömmar och personliga mål ska du hantera på ett annat vis, men när du identifierat faktiska saker att göra, som att boka en resa eller anmäla dig till en kurs. Då ska de aktiviteterna med i att göra-listan så klart!
Att göra lista – Tips
Nu – fem skäl till att du ska göra en att-göra-lista och tips till dig när du gör och har en!
1. Att skriva ner ”allt” du måste göra minskar stress
Vissa anser att aktionslistor och att göra-listor är precis urusla ting i livet. Att de suger all kraft och energi. De tar bort det spontana och friheten i livet.
Forskning och erfarenhet pekar på att det inte stämmer. Kanske är det bara en ursäkt för de som prokrastinerar.
En att göra-lista ger dig en ökad känsla av kontroll och du slipper lägga massor av tid på att komma ihåg och fundera över alla måsten du har.
Det här är faktorer som minskar stressnivån!
För det här ska fungera så måste du ”lita” på din att göra-lista och den måste vara överskådlig och lätt att förstå.
Den ska finnas nära till hands i vardagen och du ska titta på den ofta. Annars är risken stor att du snart lockas till att göra en ny att göra-lista. Det är inte det vi önskar
Det är inte heller speciellt bra att ha många att-göra-listor.
När vi i vår familj gör en att göra lista så slås vi ofta av att det inte var så mycket, eller många, måsten vi verkligen måste göra.
Det är ofta så även i arbetslivet faktiskt!
Även det här bidrar till lägre stressnivå!
Den oklara bördan vi kände var inte så farlig när den kom på pränt.
Dessutom inser vi ofta ganska snabbt att det inte behövs några stora insatser för att åstadkomma en ganska stor förändring, när vi vä börjar bocka av det vi ska göra på vår att göra-lista.
Samma slutsats drar jag när jag jobbar med att göra-listor och strukturerad planeringen i mitt arbetsliv.
Visst, det finns massor av saker att göra, i synnerhet om du har hus, familj och massa fritidsintressen.
Men att skriva av sig det, och se listan, känns ofta befriande.
2. Att göra är viktigare än att prioritera
Jag har jobbat som ledare i snart 25 år och påstår att en av de vanligaste missförstånden i arbetslivet, och sannolikt även bland privatpersoner, ligger i tron att det finns ett stort värde i att diskutera det som ska göras i diffusa termer.
- Vad är prioriterat nu?
- Vad måste vi göra nu, vad kan vänta och vad har framtiden för krav?
- Vem har rätt kompetens, vem gör vad?
Kontrollfreaks älskar att planera helt enkelt. Det gör de som prokrastinerar också!
Men ofta räcker det att planera grovt vid något enstaka tillfälle.
Resten av tiden ska vi göra det jobb vi planerat.
Om du vill börja med att göra-lista så bör du alltså också fundera på hur du blir effektivare på att bocka av saker som finns på att göra listan.
Titta på Pomodoro-metoden, den tar dig långt!
3. Att-göra-lista – Fokusera och se vad du gör
När jag har en aktionslista, eller att-göra-lista (för mig så är innebörden i aktionslista och att göra lista den samma), så gör jag aldrig alla saker samtidigt på listan. Då tappar den sin mening.
Istället försöker jag göra någon eller några saker varje dag. Det jag påbörjat gör jag också klart, så långt det går,
Det här gör att alla mina måsten minskar samtidigt som jag ser att jag faktiskt kan lösa mycket av det som krävs av mig.
Båda den minskade känslan av många måsten och känslan av att kunna genomföra och klara av det som måste göras ger en kick!
4. Fundera över vad som är viktigt i din att göra lista
Jag har varit inne på att jag ser det som viktigare att vara effektiv och ha en god förmåga att göra sina saker man har på att göra listan än det är att göra en bra lista med exakt rätt prioriteringar.
Med det sagt så finns det trots allt lite visdom kring prioriteringar som vi kan ta med oss när vi gör en att göra-lista.
Se bilden här nedanför.
Eisenhowers matris, som ni ser i bilden ovan, säger oss att det finns fyra olika sätt att kategorisera alla våra måsten på.
Bråttom – Inte viktigt
Många av oss gör det som är bråttom men inte viktigt före det som är viktigt men inte bråttom. Det har att göra med att vi lätt dras med i känslan av att något är bråttom och vi prioriterar det då.
Bråttom – Viktigt
Det flesta av oss gör det som tillhör den här kategorin. Gör du inte det så har du mycket stora svårigheter att styra din tid och ditt fokus.
Kan vänta – Inte viktigt
Den här typen av uppgifter ska vi inte göra speciellt ofta, men många gör trots allt det. Kanske för att du hittar mycket att göra som är kul i den här kategorin, eller så uppfattas det som kravlöst att göra det inte är viktigt och inte har en deadline.
Kan vänta – Viktigt
De flesta av oss har en tendens att skjuta på den här typen av uppgifter. Vi kanske inte ens lägger in dem i en att göra-lista då de kan vänta. Det är ofta ett misstag.
Se över din aktionslista. Finns det saker som borde prioriteras annorlunda utifrån resonemanget ovan?
Glöm inte att göra det som är viktigt men som kan vänta!
5. Du får förtydliga vad du faktiskt ska göra
Som vi var inne på i punkt 1 så kan det vara befriande att faktiskt sätta på pränt vad som upplevs som alla stressande måsten vi har.
Lika värdefullt kan det vara att försöka förtydliga vad de läskiga uppgifterna faktiskt består i.
Vad innebär det att städa i garaget exempelvis?
Ska du hyra en släpkärra och bara kasta skit, eller är det mycket mer än så.
Jag gör det ofta svårt för mig! Tänker att städningen också bör innebär att jag ska sortera massa skit och sätta upp hyllor.
Helst skulle jag måla en vägg också när jag ändå håller på …
Men då har jag förmodligen kommit en bra bit från det som faktiskt måste göras, eller som jag egentligen tänkte från början.
Det här gör att en att-göra-lista bör ge dig möjlighet att skriva en hel del. Det kan inte bara vara rubriker i din lista utan du måste ha plats över för att detaljera det som uppgiften omfattar.
Du blir bättre om du övar
I vår familj lever vi inte vårt liv utefter en strikt plan och en att-göra-lista. Vi använder verktyget ibland.
Här nedanför ska jag tips dig om det verktyg vi använder. Det har vi använt exempelvis i samband med:
- Flytt.
- Semestrar och resor.
- När det blivit för många måsten.
- Renoveringar.
I jobbet är det vanligare att jag gör en planering kvällen innan, inför kommande dag.
Planeringen innebär en kort genomgång av aktionerna jag har, och sedan plockar jag två tre punkter som jag prioriterar att göra nästa dag.
Att inte gnugga hela listan varje dag, utan mer fokusera på några punkter är en framgångsfaktor jag använder mig av i jobbet, och som vi använder hemma.
På jobbet är mina aktioner ofta ganska begripliga. I privatlivet kan vi ofta vara bättre på att specificera och bryta ner våra aktioner enligt punkt 5. här ovanför för att sätta ramar för det som krävs.
Glöm inte helheten
Ett riktigt bra tips för den som har svårt för att-göra-listor handlar om att förtydliga hur aktionen hänger samman med en helhet.
I vårt privatliv kan våra att-göra-listor bli extremt spretiga och snuttifierade. Forskning och erfarenhet pekar på att det kan göra det svårt att orka med sin att göra-lista.
Men om du har kvar en golvlist i barnens rum, för att renoveringen ska bli klar, så kan du skriva till varför listen ska dit i att-göra-listan.
Ungefär så här:
Skruva dit golvlisten i barnens rum – Då är barnrummet färdigrenoverat.
Att göra lista – App
Det finns många bra verktyg för den som gillar att göra att göra listor.
Excel är ett exempel.
Googles kalkylark är också utmärkt för en aktionslista. Ni kan vara flera som har tillgång till listan och det är lätt att redigera och arbeta med listan.
Det finns de som säger att det finns ett stort värde i att skriva att-göra-listor för hand på papper.
Men jag skulle vilja tipsa om Trello.
Det är ett professionellt – mycket lättanvänt – verktyg som är gratis för dig som privatperson.
Du når dina aktionslistor via webben, eller en app på mobilen.
Här nedanför ser du hur jag registrerar mig och skapar min första att göra-lista.
Trello bygger på idén om att du flyttar dina aktioner åt höger på tavlan när de på något vis ändrar status.
Du väljer helt själv vad statusen ska vara, men en väldigt vanlig struktur är att en aktion kan ha någon av statusen:
- Saker att göra: Här är alla dina aktioner.
- Gör: Här ska ett fåtal ärenden vara och det är de som du faktiskt jobbar med.
- Klar: Då är saken biff!
Så här ser det ut i Trello.
Efter det är det dags att börja lista sina ”att-göra-punkter”.
Först på rubriknivå.
Jag har tagit några exempel som skulle kunna passa här på bloggen i exemplet här nedanför.
När du kommit så här långt är din tavla klar i första utkastet.
Aktioner drar du bara från ”att göra” till ”gör” när du börjar jobba med dem.
Ofta vill vi göra mer med våra aktionslistor än att bara skapa en översikt som den här.
Trello gör det möjligt genom att låta dig redigera varje aktion i mer detalj. Dubbelklicka bara på uppgiften så får du följande vy:
Listorna kan ni sedan dela mellan de som behöver ha tillgång till att-göra-listan.
Vi i familjen använder gärna Trello när vi behöver fokusera våra krafter lite.
Jag har också använt Trello i yrkeslivet. De flesta greppar hur programmet fungerar på någon minut!
Slutsats – Att göra listor
En att göra-lista kan minska din känsla av stress och göra något ogreppbart greppbart.
Men det är bara första steget!
Du måste också hitta ett sätt att börja jobba med punkterna på den.
Bästa sättet att göra det är att fokusera på någon, eller några, punkter i taget.
Se till att de att-göra-punkter du väljer att arbeta med blir klara innan du startar något nytt.
Min erfarenhet säger att en att-göra-lista och lite fokuserat arbete under någon vecka gör under i de flesta sammanhang!
Vanliga frågor
Vad måste en att göra-lista innehålla?
Det bör gå att ge en uppgift någon form av rubrik. Du bör också ha något sätt att visa när uppgiften behöver vara klar. Det måste också gå att prioritera uppgifter på ett enkelt sätt. Digitala verktyg erbjuder ofta mycket mer för att underlätta planering och nedbrytning av uppgifter.
Bästa appen för göra en att göra-lista?
Det finns många appar för att göra att göra listor. Vi rekommenderar Trello!
Vad är det vanligaste felet många gör med att göra-listor?
En att göra-lista får aldrig bli viktigare än det som ska göras. Många lägger allt för mycket tid på att göra-listan än de uppgifter man stoppar däri. Det innebär ständiga prioriteringar, ständigt listsurfning och byte till avancerade verktyg.
Hur detaljerade ska en att göra lista vara?
Det är ofta bra att ha en form av rubrik på det som behöver göras. En kortfattad beskrivning. Men att sedan ha möjlighet att, under rubriken, göra en mycket detaljerad beskrivning av det som ska göras är ofta väldigt bra. Där kan du bryta ner uppgiften, klippa in länkar och viktig text samt göra grov planering om så krävs.
Kan en att göra-lista hjälpa mot att vi prokrastinerar?
Att använda sig av att göra-listor av olika slag är ett klassiskt tips för dig som vill sluta prokrastinera.
